+46 (0) 8 - 28 26 33 info@ipool.se

Personuppgiftshantering enligt GDPR

Tack för att du använder ipool!

Ladda ner vårt personuppgiftsbiträdesavtal

För att göra det så enkelt som möjligt för våra kunder har vi uppdaterat våra Allmänna Villkor, tillhörande vårt Tjänsteavtal för vår tjänst ipool, med ett Tilläggsavtal för Personuppgiftsbiträde. Avtalet är ett Tilläggsavtal till det befintliga Tjänsteavtalet vilket innebär att det inte behöver signeras av er. Ladda ner Tilläggsavtalet här:

Tilläggsavtal för personuppgiftsbitrade

    Policy

    I vår policy för personuppgifter beskrivs vilka uppgifter vi samlar in, i vilket syfte de samlas in, på vilket sätt du kan ha kontroll över dina egna uppgifter samt hur du kan kontakta oss. Vi värnar om våra kunders integritet och använder personuppgifterna som vi samlar in enligt ändamålen som är beskrivna i detta dokument dvs. vi kommer inte sälja några personuppgifter till tredjepart. Denna personuppgiftspolicy beskriver hur vi hanterar personuppgifter i vår tjänst ipool.

    Behandling av personuppgifter i ipool

    4Retail Sweden AB agerar personuppgiftsbiträde åt våra kunder som är personuppgiftsansvariga. Vi respekterar våra kunders sekretess, integritet och rätt att ha kontroll över sina personuppgifter. Vi kommer att vara öppna med vilken information vi samlar in och varför, och vi kommer skydda den på ett så säkert sätt som möjligt. Kunden är även ansvarig för att informera, rätta, uppdatera eller radera personuppgifter.

    Våra kunder ansvarar för att det föreligger en legal grund för behandling av personuppgifterna då vi är personuppgiftsbiträden.

    Vi samlar in personuppgifter om kundens medarbetare som använder ipool samt kundens kontaktpersoner.

    Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att inneha rätt uppgifter om kunden och dess personal för att kunna hantera effektiv bemanning, schemaläggning och personalkommunikation i systemet ipool.

    Vi använder även personuppgifterna för att ge användarna så bra support som möjligt samt möjlighet att kunna skicka ut information om ipool i tex nyhetsbrev eller kampanjer.

    4Retail Sweden AB kommer att behandla personuppgifterna genom följande aktiviteter:

    • Insamling och utbyte genom integration mot tredjeparts schemaläggningssystem/HR-system eller motsvarande.
    • Utbyte mot tredjeparts SMS-leverantör för kommunikation.
    • Digital lagring av personuppgifter i vår databas.
    • Ändring av personuppgifter.
    • Radering av personuppgifter.

    Nedanstående information kan skilja sig något beroende på kundens konfigurering. T ex lagras inte alla uppgifter för samtliga kunder och huruvida man kan ändra eller radera uppgifter i ipool beror också på konfigurering och/eller vilket schemaläggningssystem kundens ipool är integrerat med.

    Vi samlar in följande personuppgifter:

    Grundtjänst ipool

    Personuppgifter:

    Namn, Användarnamn, Anställningsnummer, Mobilnummer, Hemtelefon, E-postadress, Gatuadress, Postnummer, Postadress, Kontaktuppgifter upp till två närmast anhöriga, Profilbild, Födelsedag, Anställningsdatum, Timlön, Anställningstimmar/vecka, LAS-fält (turordningsinfo), Kommentarsfält.

    Övriga uppgifter som lagras:

    Anställningar och inlån (vilka butiker), Kompetensprofiler, Schematider, Frånvaro (sjukdom, semester etc), Kan arbeta, Bokade tider, Byten, Tidrapporter, SMS, iMail-konversationer, Inloggningar, Tillfälliga anställningsbevis, Tidrapporter, Attitydundersökningar, Användningsloggar, Supportärenden

    Tilläggstjänst ipool Time för tidregistrering
    Tidregistrering genom in och utstämpling, rättade tider, personnummer för personalliggare

    Tilläggstjänst Lönsespecifikationer
    Lönespecifikationer

     All lagring av personuppgifter sker inom EU/EES.

    4 Retail Sweden AB behandlar personuppgifter för kundens räkning under tjänsteavtalets giltighetstid. Radering av personuppgifter hanteras olika beroende på om ipool är integrerat med HR- eller schemaläggningssystem eller inte. 

    Är ipool integrerat raderas personuppgifter när personen tas bort i det andra systemet. Körs ipool ”standalone”, dvs utan integration till annat system, raderas personuppgifter automatiskt ett år efter att personen tas bort i ipool, eller när kunden manuellt väljer att radera personen slutgiltigt. Alla personuppgifter raderas också när tjänsteavtalet med kunden upphör, om inte annat överenskommits.

    Registrerades rättigheter

    I ipool kan medarbetarna själva se vilka personuppgifter som vi lagrar om de själva. Vi kan även generera ett registerutdrag för en anställd på begäran av den personuppgiftsansvariga en gång per år. 4Retail Sweden AB kan exportera personuppgifterna i dataläsbart format på begäran. Vid upprepade förfrågningar kan en administrativ avgift tas ut.

    Varje person har rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Det innebär också att den enskilde har rätt att komplettera med sådana personuppgifter som saknas och som är relevanta med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen.

    Om det är några personuppgifter som är felaktiga kan antingen medarbetarna själva eller kundens administratörer ändra och uppdatera personuppgifterna i ipool.

    Varje person har rätt att vända sig till personuppgiftsansvarige och be att uppgifterna som avser honom eller henne raderas. I ipool går det att ta bort personer om de inte längre jobbar kvar eller är inaktuella. 4Retail Sweden AB kommer då att radera personuppgifterna.

    Leverantörer

    Microsoft AB / 556233-4804 / Lagring och serverdrift MS Azure / Irland / EU/EES

    LINK Mobility AB / 556532-6401 / SMS-utskick / Stockholm / EU/EES

    Zendesk / Supportsystem / EU/EES

     

    Så här kontaktar du oss

    För ytterligare information om personuppgiftshantering eller om du har frågor, är du välkommen att kontakta oss på:

    4Retail Sweden AB/ipool

    Org.nr: 556480-3715

    Kungsgatan 17, 111 43 Stockholm

    info@ipool.se

    +46(0) 8-28 26 33