+46 (0) 8 - 28 26 33 info@ipool.se

Personuppgiftshantering enligt GDPR

Tack för att du använder ipool!

Ladda ner vårt personuppgiftsbiträdesavtal

För att göra det så enkelt som möjligt för våra kunder har vi uppdaterat våra Allmänna Villkor, tillhörande vårt Tjänsteavtal för vår tjänst ipool, med ett Tilläggsavtal för Personuppgiftsbiträde. Avtalet är ett Tilläggsavtal till det befintliga Tjänsteavtalet vilket innebär att det inte behöver signeras av er. Ladda ner Tilläggsavtalet här:

Tilläggsavtal för personuppgiftsbitrade

Policy

I vår policy för personuppgifter beskrivs vilka uppgifter vi samlar in, i vilket syfte de samlas in, på vilket sätt du kan ha kontroll över dina egna uppgifter samt hur du kan kontakta oss. Vi värnar om våra kunders integritet och använder personuppgifterna som vi samlar in enligt ändamålen som är beskrivna i detta dokument dvs. vi kommer inte sälja några personuppgifter till tredjepart. Denna personuppgiftspolicy beskriver hur vi hanterar personuppgifter i vår tjänst ipool.

Behandling av personuppgifter i ipool

4Retail Sweden AB agerar personuppgiftsbiträde åt våra kunder som är personuppgiftsansvariga. Vi respekterar våra kunders sekretess, integritet och rätt att ha kontroll över sina personuppgifter. Vi kommer att vara öppna med vilken information vi samlar in och varför, och vi kommer skydda den på ett så säkert sätt som möjligt. Kunden är även ansvarig för att informera, rätta, uppdatera eller radera personuppgifter.

Våra kunder ansvarar för att det föreligger en legal grund för behandling av personuppgifterna då vi är personuppgiftsbiträden.

Vi samlar in personuppgifter om kundens medarbetare som använder ipool samt kundens kontaktpersoner.

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att inneha rätt uppgifter om kunden och dess personal för att kunna hantera effektiv bemanning, schemaläggning och personalkommunikation i systemet ipool.

Vi använder även personuppgifterna för att ge användarna så bra support som möjligt samt möjlighet att kunna skicka ut information om ipool i tex nyhetsbrev eller kampanjer.

4Retail Sweden AB kommer att behandla personuppgifterna genom följande aktiviteter:

  • Insamling och utbyte genom integration mot tredjeparts schemaläggningssystem/HR-system eller motsvarande.
  • Utbyte mot tredjeparts SMS-leverantör för kommunikation.
  • Digital lagring av personuppgifter i vår databas.
  • Ändring av personuppgifter.
  • Radering av personuppgifter.

Vi samlar in följande personuppgifter:

Grundtjänst ipool

Personuppgifter:

Anställningsnummer, Användarnamn, Namn, Mobilnummer, Hemtelefon, E-postadress, Gatuadress , Postnummer, Postadress, Kontaktuppgifter upp till två närmast anhöriga som Namn och Telefon, Profilbild, Födelsedag (måndag och dag), IP-nummer vid inloggning, Anställningstimmar/vecka, LAS-fält (turordningsinfo), Kommentarsfält.

Övriga uppgifter som lagras:

Anställningar (vilka butiker), Kompetensprofiler, Schematider, Frånvaro (sjukdom, semester etc), Kan arbeta, Bokade tider, Byten, Tidrapporter, SMS, iMail-konversationer, Inloggningar, Tillfälliga anställningsbevis, Tidrapporter

Tilläggstjänst ipool Time för tidregistrering
Tidregistrering genom in och utstämpling, rättade tider, personnummer för personalliggare

Tilläggstjänst Lönsespecifikationer
Lönespecifikationer

 

Anställningsnummer, Namn, Mobilnummer, Hemtelefon, E-postadress, Gatuadress , Postnummer , Postadress, Kontaktuppgifter upp till två närmast anhörigar som Namn och Telefon,  Profilbild, Födelsedag, SMS-meddelanden, iMail-konversationer, Schema inkl frånvarokoder, Anställningstimmar/vecka, LAS-fält (turordningsinfo), eventuellt stämplingar och lönespecifikationer om de funktionerna används.

All lagring av personuppgifter sker inom EU/EES.

4Retail Sweden AB behandlar personuppgifter för kundens räkning under tjänsteavtalets giltighetstid. Personuppgifter gallras efter 2 år eller när någon person tas bort i applikationen samt när tjänsteavtalet med kunden upphör.

Registrerades rättigheter

I ipool kan medarbetarna själva se vilka personuppgifter som vi lagrar om de själva. Vi kan även generera ett registerutdrag för en anställd på begäran av den personuppgiftsansvariga en gång per år. 4Retail Sweden AB kan exportera personuppgifterna i dataläsbart format på begäran. Vid upprepade förfrågningar kan en administrativ avgift tas ut.

Varje person har rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Det innebär också att den enskilde har rätt att komplettera med sådana personuppgifter som saknas och som är relevanta med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen.

Om det är några personuppgifter som är felaktiga kan antingen medarbetarna själva eller kundens administratörer ändra och uppdatera personuppgifterna i ipool.

Varje person har rätt att vända sig till personuppgiftsansvarige och be att uppgifterna som avser honom eller henne raderas. I ipool går det att ta bort personer om de inte längre jobbar kvar eller är inaktuella. 4Retail Sweden AB kommer då att radera personuppgifterna.

Leverantörer

Levonline AB / 556575-2028 / Lagring och serverdrift / Stockholm / EU/EES

Microsoft AB / 556233-4804 / Lagring och serverdrift MS Azure / Irland / EU/EES

LINK Mobility AB / 556532-6401 / SMS-utskick / Stockholm / EU/EES

Altiva AB / 556248-0698 / Supportsystem / Årsta / EU/EES

 

Så här kontaktar du oss

För ytterligare information om personuppgiftshantering eller om du har frågor, är du välkommen att kontakta oss på:

4Retail Sweden AB/ipool

Org.nr: 556480-3715

Upplandsgatan 7, 111 23 Stockholm

info@ipool.se

+46(0) 8-28 26 33